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Posta elettronica

Generali
OpenOffice è equivalente a Outlook ?
Quale programma di posta elettronica è consigliabile utilizzare ?
Come si attiva il mail merge ?
Come faccio per attivare un programma di posta elettronica diverso da quelli elencati ?

Generali

OpenOffice è equivalente a Outlook ?

No. Se avete pagato licenze di MSExchange, controllate se le stesse licenze valgono anche per MSOutlook.

In ogni caso, non sono consigliabili né Outlook, né Outlook Express perché sono esposti a virus di ogni genere. Ciò accade perché questi programmi sono disponibili in modo predefinito praticamente su tutti i PC con MSWindows e vengono utilizzati dalla maggior parte degli utenti. Hanno quasi le stesse debolezze del codice, il che li rende facilmente attaccabili da parte di chi scrive virus.

Quale programma di posta elettronica è consigliabile utilizzare ?

In pratica, dipende dalla piattaforma che utilizzate.
Un programma molto valido, che è disponibile per vari sistemi operativi è Mozilla. Nelle versioni più aggiornate integra anche un calendario e un ottimo strumento per combattere lo spam.
In Linux, c'è KMail che ha delle potenti funzioni di filtro.
Un altro programma di posta elettronica grafico molto diffuso è Evolution.
Ce ne sono, poi, molti altri disponibili, in dipendenza delle vostre esigenze in fatto di aspetto grafico, funzioni integrate, gestione di dati personali e di eventi (PIM) o altre ancora.

Come si attiva il mail merge ?

I passaggi da affrontare sono tre: creazione dell'archivio dei dati da integrare ("sorgente dati"), creazione del documento da utilizzare per il mail merge e stampa dei documenti risultanti. Una volta compreso il meccanismo, è tutto molto semplice.

Avete già un archivio con i dati che preleverà la funzione di mail merge? Nel caso negativo, potete crearne uno partendo dalla barra dei menù, con la sequenza "Strumenti" => "Sorgente dati". Selezionate il tipo di database nel quale sono gestiti i dati (il più semplice è il foglio elettronico) o il tipo di connessione da utilizzare per il database (JDBC, ADO e così via).

Per fare un po' di pratica, potreste creare una semplice tabella in un foglio di calcolo con dati come quelli seguenti:

Mario Rossi Via di Fantasia 215 20100 Milano

Riempite la tabella con una serie di righe di dati e poi salvate il foglio di calcolo in un file.
Nella finestra di dialogo "Gestire sorgente dati" citata in precedenza, fate clic sul pulsante sulla sinistra in alto "Nuova sorgente dati", scrivete il nome dell'archivio nella casella di testo "Nome", selezionate "Foglio elettronico" nell'elenco a discesa "Tipo di database" e fate clic sul pulsante accanto alla casella "URL sorgente dati" per visualizzare il foglio di calcolo che avete appena creato.
Confermate facendo clic sul pulsante OK e siete pronti per partire.

Se vi state connettendo a un database Access, selezionate ADO come connessione nel menù a discesa "Tipo database" e poi scrivete il nome del provider e del file di origine dei dati. Queste operazioni cambiano al variare del database utilizzato.

Partendo dalla barra dei menù, eseguite la sequenza "File" => "Pilota automatico" => "Lettera" e seguite i vari passaggi della composizione automatica del documento. Questa vi permetterà di selezionare il file di origine dei dati che avete impostato nella corrispondente finestra "Gestione sorgente dati".
Successivamente, inserite i campi che vi interessa inserire nel documento e confermate l'operazione.
(Un modo alternativo è quello di partire dalla barra dei menù per scegliere "Visualizza" => "Sorgente dati", poi creare un nuovo documento di testo e trascinare i campi desiderati nel documento).

Per stampare, dalla barra dei menù eseguite "File" => "Stampa", dopo di che apparirà la finestra che chiede se avviare la "stampa in serie". Accettate facendo clic sul pulsante Sì e impostate il gruppo di record da estrarre dell'archivio di origine dei dati per stamparli. Confermate facendo clic su OK e vedrete la classica finestra di dialogo con le opzioni di stampa.

Se stampate su buste, accertatevi che la stampante sia stata configurata con le dimensioni delle buste che sono nel vassoio, uguali a quelle che avete impostato per la stampa da programma.

Come faccio per attivare un programma di posta elettronica diverso da quelli elencati ?

Dovete cercare il file "share/registry/data/org/openoffice/Office/Common.xcu" nella directory di installazione di OpenOffice.org, per vedere come sia stato configurato per altri programmi di posta elettronica.

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